Czy czytałeś już moje wcześniejsze wpisy poświęcone zarządzania należnościami?
Jeśli nie, to mam nadzieję, że je odnajdziesz wśród innych wpisów i przeczytasz. Tymczasem dzisiaj podsumowując w skrócie temat zarządzania należnościami od momentu nawiązania kontaktu z klientem do chwili oddania sprawy do windykacji, chciałbym przypomnieć najważniejsze zasady , którymi powinieneś się kierować, aby uniknąć zatorów płatniczych w firmie.
Zasada 1. Sprawdzanie potencjalnych klientów firmy, czyli prewencja.
Sprawdzenia swoich kontrahentów, zarówno nowych, jak tych z którymi współpracujesz, to jest bardzo ważny etap Twojej działalności. On bowiem decyduje o tym, czy będą to firmy wiarygodne, z którymi współpraca będzie się układać, czy też takie, które już na starcie są nastawione na nieuczciwą grę. Czy pieniądze za zrealizowane transakcje wpłyną na konto terminowo, a może w ogóle ich nie będzie.
W jaki sposób prowadzić prewencję?
Po pierwsze poprzez analizę wszelkich rejestrów – CEIDG, KRS, KRD.
W tych rejestrach musisz zweryfikować, czy firma jest aktywna, w przypadku KRS, warto popatrzeć w sprawozdania finansowe, i czy są one dostępne. W rejestrze długów, na portalach branżowych, giełdach wierzytelności musisz sprawdzić, czy przyszły kontrahent nie posiada zaległych zobowiązań.
Po drugie, w przypadku jakichś większych kontrahentów, zastanów się, czy nie warto byłoby skorzystać z usług wywiadowni gospodarczej. Zweryfikuje ona sobie znanymi środkami daną firmę oraz sporządzi raport podsumowujący.
Po trzecie sprawdzenia firm z którymi będziesz w przyszłości współpracował, możesz dokonać, przeglądając strony internetowe z opiniami dotyczącymi chociażby wypłacalności czy tez realizacji płatności. Możesz też popytać właścicieli firm działających w danej branży.
Zasada 2. Nic na gębę!!!
Wprowadź w firmie zasadę – mam wszystko na papierze.
Masz więc obustronnie podpisaną umowę, formularze zamówień, protokoły odbioru towaru, potwierdzające przyjętą ilość i jakość, cenę i i jego wartość. Są to bardzo ważne dokumenty, które mogą być potrzebne, w przypadku powstania zaległości w regulowaniu zobowiązań, skierowaniu sprawy do windykacji, sądu, itp.
Dokumenty muszą być spójne, przejrzyste, sporządzone zgodnie z wymogami prawa.
Zasada 3. Monitoruje należności. Jak nie płacą, windykuję!
Bez właściwego monitoringu, nie jesteś w stanie podejmować szybkich reakcji, pozwalających na zminimalizowanie ryzyka braku spłat należności. Od momentu przeprowadzenia transakcji do chwili zapłaty za towar, nie może wystąpić ani jeden moment, w którym straciłbyś kontrolę nad swoimi pieniędzmi. Bądź więc w stałym kontakcie z kontrahentem:
– podziękuj mu Ty, względnie twój pracownik za to, że jest twoim klientem,
– zapytaj, czy towar odpowiada jego potrzebom, czy jest zadowolony z dostawy,
– upewnij się, że odbiorca otrzymał wszelkie niezbędne dokumenty, a na tych, które posiadasz, są potwierdzenia otrzymanych towarów.
– przed terminem płatności przypomnij o tym za pomocą ogólnodostępnych środków komunikacji – telefon, sms
– jeśli kontrahent zwleka z zapłatą, oceń sytuację. Nie dopuść do zbyt długiego przeciągania terminu płatności. Jeśli nie potrafisz sam sobie poradzić z zaistniałą sytuację, zgłoś swój przypadek do firmy windykacyjnej
Przestrzeganie tych trzech zasad stanowi fundament stabilności finansowej Twojej firmy i w dużej mierze decyduje o jej rozwoju, a przede wszystkim o stanie środków pieniężnych na rachunku.
W kolejnych wpisach, będzie mowa o tym jak odzyskać [pieniądze z przeterminowanych faktur.
Pozdrawiam
Stanisław Binkiewicz
O Autorze Stanisław
Absolwent Europejskiej Akademii Planowania Finansowego, uzyskał Certyfikat Doradcy Finansowego €FG, Certyfikowany Trener Biznesu, Coach, Konsultant Kryzysowy, Mentor Finansowy
- Znajdź mnie:
