Czy monitoring należności jest potrzebny?

W zapoczątkowanym przed kilkoma tygodniami cyklu artykułów poświęconych zarządzania należnościami, pisałem już o podejmowanych działaniach przed podpisaniem kontraktów, których celem jest uchronienie się przed nieuczciwymi kontrahentami. Obecnie chciałbym nieco uwagi poświęcić monitoringowi należności. Definiując monitoring należności, można powiedzieć, że jest to narzędzie pozwalające na przyspieszenie spływu należności oraz poprawiające dyscyplinę płatniczą odbiorców.

Na czym polega monitoring należności?

Wiele firm do monitorowania kontrahentów używa programów komputerowych, które służą do rejestracji należności, informują o upływającym terminie płatności. W praktyce monitoring to kontakt telefoniczny, e-mailowy czy też korespondencja papierowa.
Kiedy podjąć pierwsze działania?

Dobrze jest nawiązać kontakt z kontrahentem jeszcze przed upływem terminu płatności. Pod pretekstem potwierdzenia otrzymania faktury, przypominamy mu o nadchodzącym terminie płatności i o konieczności uregulowania jej w określonym terminie. Ten pierwszy kontakt daje kontrahentowi do zrozumienia, że kontrolujemy stan firmowych finansów, dbamy wiec o interes własnej firmy.

Kolejna rozmowa z płatnikiem

powinna się odbyć w terminie wymagalności zapłaty, lub tuż po jego terminie. Powinniśmy spytać kontrahenta, czy przekazał płatność, jeśli nie, należy stanowczo przypomnieć mu o konieczności uregulowania należności oraz wyznaczyć kolejny nieprzekraczalny termin spłaty. Jeśli i w tym terminie należność nie wpłynie na konto, należy ponowić kontakt telefoniczny lub wysłać list z wezwaniem do zapłaty, informując przy tym dłużnika, o skierowaniu sprawy do windykacji, w przypadku niedopełnienia obowiązku.

Monitoring należności trwa na ogół około 30 dni, po upływie tego okresu, nieuregulowane należności przechodzą automatycznie do windykacji przedsądowej.

Windykacja przedsądowa

może być prowadzona albo we własnym zakresie, albo poprzez wyspecjalizowaną firmę.
To drugie rozwiązanie jest lepsze dla firm, które nie mają po pierwsze zaplecza organizacyjnego /brak wyszkolonych osób/, albo też nie chcą pogorszenia kontaktów biznesowych z kontrahentami.
Należy zaznaczyć, iż podmiot zewnętrzny budzi też większy respekt, co poprawia efektywność lepszego regulowania zobowiązań przez firmy zalegające z należnościami.
W opisanym powyżej rozwiązaniu, kluczem do prawidłowego monitoringu przedsądowego jest dobra współpraca między firmami zlecającą i monitorującą. Ta ostatnia na bieżąco przekazuje zwrotną informację o przebiegu i efektach prowadzonych działań.

Podsumowując – monitoruj należności!!!

• pilnuj terminów płatności,
• utrzymuj kontakt z dłużnikami.
• zleć monitoring firmie zewnętrznej, jeśli sobie z tym nie radzisz?
• nie zwlekaj z windykacją.

Stanisław Bińkiewicz

Ps. Jeśli jesteś małą firmą, i potrzebujesz pomocy w:
– uporządkowaniu finansów firmy,
– zdiagnozowaniu kondycji działania,
to skontaktuj się ze mną telefonicznie bądź e-mailowo.